افشاگری: این محتوا از خواننده پشتیبانی می کند ، به این معنی که اگر روی برخی از پیوندهای ما کلیک کنید ممکن است کمیسیون دریافت کنیم.
شرکتهای سراسر جهان در همه اندازه ها و صنایع یک ویژگی مشترک دارند – کاغذبازی. ده ها فرم ، سوابق ، اسناد مالیاتی و سایر سوابق شرکتی وجود دارد که باید برای سالها سازماندهی و نگهداری شوند.
این راهنمای عمیق هر آنچه را که باید درباره نگهداری سوابق شرکتی بدانید توضیح می دهد.
چرا حفظ سوابق شرکت بسیار مهم است
اکثر سوابق شرکتها حاوی اطلاعات مهمی در مورد تجارت شما و عملکرد آن است. این در طول فرایند تشکیل با اساسنامه شما شروع می شود و با اظهارنامه مالیاتی ، آیین نامه شرکت ها ، صورتجلسه ملاقات ، دفاتر و موارد دیگر ادامه می یابد.
طبق قانون ، شرکت ها موظف به نگهداری سوابق دقیق شرکت ها هستند. عدم رعایت این قوانین می تواند منجر به پیامدهای قانونی قابل توجه ، جریمه ، مجازات و سایر مسائل مربوط به رعایت قوانین شود.
گذشته از تعهد قانونی شما برای حفظ سوابق شرکتی ، نگهداری خوب سوابق شرکتی برای هر عملی ارزش عملی ارائه می دهد. به عنوان مثال ، سوابق شرکت می تواند به شما کمک کند مسیر کسب و کار خود را در طول سال ردیابی و نظارت کنید. برای کمک به اظهارنامه های مالیاتی در آینده می توانید به اظهارنامه مالیاتی در گذشته مراجعه کنید.
ثبت سوابق شرکتی همچنین “حجاب شرکت” را حفظ می کند. این اصطلاح برای توصیف تفکیک دارایی ها بین شرکت و اعضای آن استفاده می شود.
یکی دیگر از دلایلی که اهمیت نگهداری سوابق شرکتی مهم است ، اثبات انطباق شرکت شما با مقررات مختلف است. سوابق دقیق و سازمان یافته می تواند از شما و شرکت شما در صورت ممیزی یا شکایت محافظت کند.
اگر قصد دارید کسب و کار خود را بفروشید ، سهام جدیدی صادر کنید یا سرمایه ای را از سرمایه گذاران خارجی جمع آوری کنید ، خریداران و سرمایه گذاران نیز می خواهند سوابق شما را بررسی کنند. این در نهایت می تواند به شما کمک کند ارزش کسب و کار خود را از طریق لنز شخص ثالث افزایش دهید.
بسیاری از مثالهای دیگر مربوط به عملیات وجود دارد که ممکن است نیاز به نشان دادن سوابق شرکت خود داشته باشید ، از جمله:
- مذاکره درباره شرایط تامین مالی با وام دهنده
- عقد قرارداد جدید با فروشنده شخص ثالث
- امضای قرارداد اجاره شرکت با صاحبخانه
- حل و فصل اختلافات بین سهامداران
- اخذ پوشش بیمه ای
لیست همچنان ادامه دارد و سوابق برای هر یک متفاوت است. به عنوان مثال ، یک وام دهنده یا فروشنده ممکن است بخواهد سوابق مربوط به سابقه فروش شما را ببیند ، در حالی که یک واسطه که به اختلاف سهامداران رسیدگی می کند به آیین نامه شرکت و صورت جلسه نیاز دارد.
هنگامی که این نوع رویدادها بوجود می آیند ، شما نمی خواهید برای یافتن یک فرم یا سند خاص تلاش کنید – همه چیز باید سازماندهی شده و به راحتی در دسترس باشد.
این امر به ویژه در مورد سندهایی که باید پیدا کنید مربوط به چندین سال پیش است ، صادق است.
در اینجا یک مطالعه موردی ساده است که اهمیت نگهداری خوب سوابق شرکتی را نشان می دهد. مثال شامل شرکتی به نام “Clever Cloud” است که در سال 2010 تأسیس شد. پس از ادغام ، این شرکت دامنه و علامت تجاری را در همان سال ثبت کرد.
این سوابق یک دهه بعد هنگامی که شرکت درگیر دعوایی شد و نیاز به دفاع از علامت تجاری و دامنه خود در برابر مشاغلی که در کشوری دیگر فعالیت می کردند ، مفید واقع شد.
اگر این سوابق شرکتی بیش از ده سال حفظ نشده بود ، ممکن بود نتیجه برای Clever Cloud چندان مطلوب نبود.
نکات سریع برای بهبود ثبت شرکت امروز
نگهداری سوابق شرکتی ممکن است چالش برانگیز یا ترسناک به نظر برسد ، مخصوصاً در مورد موارد زیادی که باید آنها را پیگیری کرد. اما وقتی نکات زیر را رعایت کنید ، این امر خیلی کمتر از حد معمول است.
همه این وظایف سریع به راحتی قابل اجرا هستند ، بنابراین می توانید بلافاصله با ثبت سوابق شرکتی خوب شروع کنید.
نکته شماره 1 – بدانید چه پرونده هایی باید نگهداری شود و چه مدت باید آنها را نگهداری کنید
وقتی صحبت از چیزهایی است که باید نگهداری شوند و آنچه می توانند دور ریخته شوند ، نباید یک بازی حدسی باشد. بنابراین با ایجاد لیستی از تمام سوابق مورد نیاز برای نگهداری و مدت زمان نگهداری آنها شروع کنید.
الزامات دقیق در شرکت های مختلف متفاوت است ، اما در اینجا یک لیست کلی برای شروع کار وجود دارد:
- اساسنامه (و هرگونه اصلاحیه)
- آیین نامه شرکت
- صورتجلسه جلسات شرکت
- سوابق مالیات بر درآمد شرکت
- اثبات اسناد برای حمایت از کسورات مالیاتی
- سوابق مالیاتی اشتغال
- سوابق وضوح شرکت
- گزارشات سالانه
- سوابق بورس و اوراق بهادار
- سوابق حسابداری و حسابداری
- صورتهای بانکی و صورتهای کارت اعتباری
- سوابق منابع انسانی (سوابق کارکنان ، متقاضیان ، اخراج ، و غیره)
- قراردادهای سهامدار
- قراردادها
- مجوزها و مجوزها
- کلیه ارتباطات با سهامداران انجام شده است
- فهرست اسامی و آدرس مدیران و افسران گذشته و حال
- همه و همه اسناد ثبت شده در دولت
- مدارک بیمه
باز هم ، این یک لیست کامل نیست. شرکت شما ممکن است نیاز به حفظ برخی سوابق اضافی بر اساس شرایط خاص داشته باشد. در موارد دیگر ، ممکن است شرکت شما نیازی به حفظ همه موارد ذکر شده در بالا نداشته باشد.
در صورت شک و تردید ، در اینجا راهی ساده برای تصمیم گیری در مورد نگهداری یا عدم نگهداری سند وجود دارد. از خود بپرسید که آیا پرونده در حسابرسی یا دعوی درخواست می شود؟ اگر پاسخ مثبت است ، آن را حفظ کنید.
از نظر مدت زمان نگهداری سوابق شما ، IRS به طور کلی توصیه می کند که موارد را برای سه تا هفت سال نگه دارید. اما برای اطمینان بیشتر بهتر است که ایمن باشید و چیزها را برای مدت بیشتری نگه دارید.
نکته شماره 2 – از ابزارهای الکترونیکی ثبت اسناد استفاده کنید
حفظ سوابق فیزیکی شرکت ها می تواند یک چالش باشد ، به ویژه در مقیاس. سازماندهی دستی و تشکیل پرونده فقط کارآمد نیست ، و پیدا کردن آنچه شما به دنبال آن هستید در زمان آن دشوار است.
این امر به طور فزاینده ای برای شرکت هایی که در مکان های مختلف پراکنده شده اند دشوار است. اگر سندی که نیاز دارید در وضعیت دیگری باشد چطور؟ رفتن خود به آنجا یا قرار دادن شخصی برای شما فایل چندان کاربردی نیست.
اگر سوابق دستی داشته باشید ، چیزها بی جا یا گم می شوند. نسخه های چاپی نیز در برابر آتش سوزی ، سیل ، سرقت و سایر بلایای خارج از کنترل شما آسیب پذیر هستند.
Rubex by eFileCabinet یک راه حل برتر است که باید در این دسته مورد توجه قرار گیرد.
روبکس اکثریت قریب به اتفاق نقاط ضعف را برای نگهداری سوابق شرکتی حل می کند ، زیرا در بسیاری از دسته ها متنوع است. می توانید از آن برای مدیریت سوابق حسابداری ، منابع انسانی ، بیمه ، حقوقی و موارد دیگر استفاده کنید.
این یک سیستم مدیریت سند همه در یک است که ایمن است و جستجوی فایلهای خاص آسان است. از همه بهتر ، شما می توانید از هر کجا به سوابق شرکت خود دسترسی داشته باشید.
در نهایت ممکن است از ابزارهای دیجیتالی دیگری برای حفظ سوابق خاص استفاده کنید. به عنوان مثال ، می توانید سوابق حسابداری و اطلاعات مالیاتی را در نرم افزار حسابداری خود ذخیره کنید. سوابق کارکنان و حقوق و دستمزد را می توان در نرم افزار منابع انسانی شما ذخیره کرد.
اما برای اسناد متفرقه و سوابق شرکت ، روبکس کار خود را انجام می دهد.
نکته 3 – الزامات دولتی خود را بدانید
فراتر از IRS ، اکثر قریب به اتفاق الزامات نگهداری سوابق شرکت در سطح ایالتی اداره می شود. این مقررات از ایالتی به ایالت دیگر متفاوت است ، بنابراین برای شما مهم است که دقیقاً بدانید چه چیزی در محل شما مورد نیاز است.
به عنوان مثال ، بسیاری از ایالت ها نیاز دارند که سوابق در یک آدرس اصلی تجاری نگهداری شوند. ممکن است نماینده ثبت شده شما ملزم به نگهداری برخی از اسناد ادغام شما باشد.
اکثر سوابق شرکت ها نیازی به ثبت ندارند. اما برخی ایالت ها ممکن است از شما بخواهند که یک گزارش سالانه یا دوساله ارائه دهید. مواردی مانند صورتجلسات لزوماً نیازی به ثبت ندارند ، اما همچنان باید با سوابق شرکت شما حفظ شوند.
فراتر از شرایط خاص خود ، باید به ایالت های دیگری که کسب و کار شما در آن فعالیت می کند یا قصد توسعه آن را دارد ، توجه کنید. این به شما کمک می کند تا در دراز مدت سازگار باشید.
نکته شماره 4 – شخصی را به عنوان مسئول ثبت سوابق شرکتی تعیین کنید
حفظ سوابق خوب باید مسئولیت اصلی کسی باشد.
دبیر یک سازمان معمولاً مسئول صورتجلسات ، پیگیری حضور در جلسه ، اقدامات جلسه و تصمیمات شرکت است. سپس آنها می توانند پرونده ها را به یک وکیل ، اعضای مهم و سهامداران توزیع کنند.
این سناریوی دیگری است که در آن Rubex by eFileCabinet زندگی شما را بسیار ساده تر می کند.
این نرم افزار دارای ابزارهای داخلی برای اشتراک گذاری اسناد ساده و ایمن است. بنابراین به راحتی می توانید سوابق را برای افراد دیگر ارسال کنید و مجوزهای هر کاربر را برای کارهایی که می توانند با سند انجام دهند کنترل کنید.
سایر سوابق توسط مدیران بخشها یا نقشهای خاص حفظ می شود. به عنوان مثال ، CFO شما می تواند بر تمام سوابق حسابداری نظارت کند ، و مدیر منابع انسانی می تواند مطمئن شود که تمام سوابق کارکنان به درستی نگهداری می شوند.
نکته شماره 5 – زودتر عمل کنید تا دیر
بهترین شیوه های ثبت سوابق شرکتی باید فوراً اجرا شود. بنابراین به تعویق انداختن کارها تا ماه آینده یا سال آینده نباید یک گزینه باشد.
اگر منتظر بمانید تا این شیوه ها به کار گرفته شوند ، در نهایت می توانید سوابق مهمی را که باید حفظ شوند از دست بدهید یا نادرست کنید. این می تواند منجر به مشکلات انطباق یا مجازات های قانونی شود.
علاوه بر این ، انتظار فقط میزان کار و تلاش مورد نیاز را پس از تصمیم گیری برای دیجیتال شدن افزایش می دهد. فرض کنید قصد دارید همه پرونده های کپی خود را گرفته و در یک راه حل مدیریت سند بارگذاری کنید. ارزش فایل های یک سال دیگر می تواند روزها یا ساعت ها کار اضافی باشد.
در حالی که نیازی به تغییر همه جنبه های ثبت سوابق شرکت خود در طول شب ندارید ، باید اقدامات لازم را برای پیاده سازی بهترین شیوه ها در اسرع وقت انجام دهید. با کمک نرم افزارهای مدرن ، این کار نسبتاً آسان است.
استراتژی های بلند مدت برای ثبت سوابق شرکتی
علاوه بر نکات سریع ذکر شده در بالا ، چند استراتژی بلند مدت برای نگهداری سوابق شرکتی وجود دارد که باید مورد توجه قرار گیرد. این استراتژی ها زمان و تلاش بیشتری برای مشاهده نتایج می طلبند ، اما در دراز مدت ، سپاسگزار خواهید بود که آنها را به موقع به کار بگیرید.
استراتژی شماره 1 – آمادگی برای بدترین ها
این ممکن است کمی افراطی به نظر برسد ، اما داشتن این ذهنیت هنگام اجرای سیاست حفظ سوابق شرکتی خوب است.
در واقع ، “بدترین” ممکن است حتی آنقدرها هم بد نباشد. اما پذیرش وام یا چیز دیگری فقط به دلیل اینکه نمی توانید سوابق درخواست شده توسط وام دهنده را ارائه دهید ، بسیار ناامید کننده خواهد بود.
امیدوارم شما هرگز در بدترین سناریو قرار نگیرید. اما اگر وضعیت نامطلوبی مانند ممیزی یا دادخواست پیش بیاید ، آخرین چیزی که می خواهید این است که آماده نباشید.
اگر در مورد چیزی که باید نگه داشته شود شک دارید ، به هر حال آن را نگه دارید. اگر IRS توصیه می کند که یک سند مالیاتی را برای سه سال نگه دارید ، فردای آن سال سوم پایان ندهید. همیشه در مورد احتیاط اشتباه کنید.
این نوع ذهنیتی است که برای پیاده سازی در سراسر شرکت نیاز دارید ، که ممکن است کمی زمان بر باشد.
به عنوان مثال ، وقتی صحبت از نگهداری سوابق شرکتی می کنید ، مواردی مانند رسیدها و گزارش هزینه ها همیشه به ذهن شما خطور نمی کند. اما اگر هنگام حسابرسی یک سند مالیاتی از سالها پیش مورد سوال قرار گیرد ، این امر به صورتهای مالی شما منجر می شود و در نهایت ممکن است لازم باشد با رسید یا صورتحساب کارت اعتباری چیزی را پشتیبان گیری کنید.
استراتژی شماره 2 – آماده سازی برای مقیاس
اگر شما به تازگی یک شرکت را تأسیس کرده اید ، ممکن است سازماندهی منظم با حفظ سوابق شما بسیار ساده به نظر برسد.
اما این امر با گذشت سالها تغییر می کند زیرا تعداد اسناد و فرم ها می تواند به صورت تصاعدی افزایش یابد. این امر به ویژه در مورد باز کردن مکان های جدید ، استخدام کارکنان جدید ، انتشار سهام برای سهامداران جدید و موارد دیگر صادق است.
تعداد انگشت شماری از پوشه ها در یک کابینت بایگانی ممکن است در یکی دو سال اول کار شما کافی به نظر برسد. اما این روش ثبت اسناد به سرعت منسوخ و بی اثر می شود.
بنابراین به نفع شماست که از همان ابتدا برای مقیاس برنامه ریزی کنید. این شامل استفاده از ابزارها و نرم افزارهای نگهداری پرونده الکترونیکی است. این کار در پنج یا ده سال زندگی شما را آسانتر می کند در صورتی که سوابق بیشتری نسبت به آنچه می توانید ثبت کنید داشته باشید.
هنگامی که شما نیاز به یافتن یک پرونده ، قرارداد یا قطعنامه قدیمی دارید ، این فقط یک موضوع است که در پرونده های الکترونیکی خود جستجو کنید تا آنچه را که بدنبال آن هستید پیدا کنید.
مراحل بعدی
اکنون که اهمیت نگهداری خوب سوابق شرکتی را درک کرده اید ، وقت آن است که نکات و بهترین شیوه هایی که در بالا توضیح داده شد را پیاده سازی کنید.
اگر شما از ثبت الکترونیکی شرکت ها استفاده می کنید ، به چیزی بیش از یک راه حل برای ذخیره اسناد نیاز دارید. به دنبال ابزاری باشید که به شما امکان می دهد سابقه این سوابق الکترونیکی را در طول زمان ردیابی کنید ، به خصوص اگر افراد در آنها تغییراتی ایجاد کنند.
راهنمای ما را در مورد بهترین نرم افزار مدیریت اسناد بررسی کنید. این راه حل ها فراتر از ذخیره اولیه اسناد است و امنیت قوی ، کنترل نسخه ، رعایت مقررات و موارد دیگر را ارائه می دهد.
شما همچنین باید بهترین خدمات حقوقی آنلاین را بررسی کنید ، زیرا بسیاری از این سیستم عامل ها مجموعه های شرکتی را برای نگهداری خوب پرونده ها ارائه می دهند – به ویژه در طول فرآیند ادغام. این برای شرکت های جدید و کسانی که تازه شروع به کار کرده اید ایده آل است.