مدیریت ارزش کسب شده – راهنمای مبتدیان

هیچ مدیر پروژه ای نمی خواهد خود را در رأس پروژه های فاجعه باری قرار دهد که از بودجه مصوب و مهلت تحویل خارج می شوند.

تصور کنید 36.75 میلیارد دلار بودجه دارید. اما وقتی پروژه به پایان رسید –شش سال دیرتر از برنامه ریزی شده بودو هزینه آن به 105 میلیارد دلار رسید.

بله ، این 186 h افزایش از ارزش برنامه ریزی شده آن است و در اصل یک فاجعه است. این در واقع با پروژه ایستگاه فضایی بین المللی اتفاق افتاد.

خبر خوب این است که اگر به رشته مدیریت پروژه مانند آن مراجعه کنید مدیریت ارزش کسب شده، می توانید از یک بحران مشابه جلوگیری کنید.

این راهنما تمام آنچه را که برای درک مدیریت ارزش کسب شده و نحوه استفاده از آن برای اندازه گیری عملکرد و پیشرفت پروژه برای حصول اطمینان از نتایج بهتر لازم است به شما می دهد.

چرا مدیریت ارزش کسب شده بسیار مهم است

مدیریت ارزش کسب شده یا EVM یک روش مدیریت پروژه است که برنامه ، هزینه و محدوده را برای اندازه گیری عملکرد پروژه ترکیب می کند – هر جنبه ای به مدیران پروژه کمک می کند تا موقعیت ها را پیش بینی کرده و متناسب با آن پیش بروند ، امور را در مسیر خود نگه دارند.

این به شما امکان می دهد نرخ سوختن را از نظر هزینه و عملکرد محاسبه کنید ، که به شما کمک می کند بفهمید که پروژه دقیقاً در مقایسه با طرح اصلی چگونه عمل می کند. با استفاده از روش مدیریت ارزش ، می توانید موارد زیر را انجام دهید:

  • پروژه کجا بوده است؟
  • پروژه الان کجاست؟
  • پروژه کی پیش می رود؟

EVM دارای چهار جزء اصلی است که به شما بینش های کلیدی می دهد. آن ها هستند:

بودجه در مرحله تکمیل

بودجه در حال تکمیل مجموع تمام فعالیتهای بودجه بندی شده است که تا تاریخ معینی برنامه ریزی شده است. می تواند جاری یا مقدار تجمعی باشد.

هزینه بودجه برنامه ریزی شده کار

هزینه های برنامه ریزی شده برای کار برنامه ریزی شده ، همچنین به عنوان ارزش برنامه ریزی شده یا PV شناخته می شود ، نشان دهنده کل بودجه بندی کار است که باید طبق برنامه انجام شود. درست مانند بودجه در حال اتمام ، هزینه برنامه ریزی شده کار ممکن است جاری یا تجمعی باشد.

هزینه انجام شده بودجه ای انجام شده

هزینه بودجه انجام شده انجام شده ، که با نام Earned Value یا EV نیز شناخته می شود ، تمام کارهایی را که تا کنون انجام شده است به شما نشان می دهد. این بستگی به وضعیت فعلی شما دارد.

هزینه واقعی کار تکمیل شده است

هزینه واقعی کار تکمیل شده بدین معناست که مجموع کار واقعی کارها تا به امروز تکمیل شده است. مجدداً ، این می تواند فعلی یا تجمعی باشد.

با نگاهی به همه عناصر مختلف فوق ، می توانید تصمیم بگیرید که آیا یک پروژه طبق برنامه است یا بیش از حد یا کمتر از بودجه و می بینید که عملکرد هر دو مورد به طور همزمان چگونه است.

گرفتن این ارقام و استفاده از آنها در پروژه باقی مانده یا کارهای آینده به شما امکان می دهد پیش بینی کنید که اوضاع از نظر هزینه ، عملکرد و زمان بندی چگونه پیش می رود – با فرض اینکه میزان سوختگی نوسان نداشته باشد.

بدون شک ، همه چیز یک فرض بزرگ است. دقیقاً به همین دلیل است که شما باید انعطاف پذیر باشید و از نحوه تأثیر تغییرات بر این عناصر آگاه باشید.

به طور خلاصه همه چیز ، EVM به شما کمک می کند تا در بودجه و به موقع بمانید.

مهم ترین مقالات پیشنهادی  عوارض پیکر تراشی چیست؟

می توانید از آن برای مقایسه هزینه و برنامه مربوط به پروژه با مقایسه وضعیت فعلی پروژه با طرح ها و پیش بینی های اصلی استفاده کنید. این به نوبه خود به شما کمک می کند تا تنظیمات اساسی را انجام دهید که احتمال موفقیت پروژه های شما را افزایش می دهد.

مزایای مدیریت ارزش کسب شده

در زیر لیستی از هفت مزیت اصلی را که می توانید با اتخاذ این استراتژی مدیریت پروژه انتظار داشته باشید نشان می دهد:

  • برنامه ریزی بهتر از قبل
  • با درک اینکه پروژه شما در حال حاضر در مقایسه با جایی که در آن زمان برنامه ریزی کرده اید و میزان کار تیم شما در واقع در مقایسه با آنچه شما برای تکمیل آن پیش بینی کرده اید ، عینیت را حفظ کنید
  • مدیریت پروژه ساده شده
  • افزایش پاسخگویی ، جایی که مدیران و کارکنان صادقانه و دقیق زمان را ردیابی کرده و پیشرفت خود را گزارش می دهند
  • شناسایی مناطق مشکل ساز در مراحل توسعه و اجرا ، که به نوبه خود پیشرفت را افزایش می دهد
  • پیش بینی بهتر مناطق مشکل دار
  • به تقویت روحیه کارکنان کمک کنید و تیم خود را چابک تر کنید

نکته اصلی در اینجا بررسی مقدار کل ارزش افزوده (ارزش کسب شده) در هر مرحله از پروژه توسط کار انجام شده در یک نقطه خاص است. مدیران پروژه می توانند پروژه های کوچک را بدون مدیریت خرد کنترل کنند و بودجه و زمان بندی را در هر مرحله کنترل کنند.

استفاده از ابزارهای نرم افزاری مدیریت پروژه همیشه ایده ای عالی برای افزایش بهره وری و اطمینان از نتایج بهتر بدون تأخیر یا خطا است.

بیایید به عنوان مثال در مورد استون مارتین صحبت کنیم.

شرکت سازنده خودروهای لوکس برای همکاری و ارائه خودروهای جدید و خلاقانه با کارایی و منابع بیشتر – از طرح تا تولید ، به پروژه Microsoft Office ، یک ابزار EVM ، متکی است.

به هر فرد برنامه جداگانه ای از فعالیت ها درباره کارهایی که باید با بخشهای مربوطه انجام دهند داده می شود. سپس در ابر جمع می شود تا همه بتوانند نمای کلی از فعالیت ها و پیشرفت های انجام شده برای هر خودرو را مشاهده کنند. همه افرادی که در پروژه مشارکت دارند می توانند هر مرحله ای را که باید انجام شود را ببینند و نظارت کنند تا ماشین به پایان برسد.

مارک استرینگر ، مدیر مدیریت برنامه در استون مارتین لاگوندا ، اشاره می کند که پروژه مایکروسافت به آنها کمک می کند تا ببینند که یک فرآیند یا شخص در چه مرحله ای اشتباه می کند حتی قبل از اینکه اتفاق بیفتد ، این امر باعث می شود که آنها بتوانند زودتر خطاها را بفهمند و آنها را برطرف کنند.

در نتیجه ، کل تیم می تواند کارآمدتر باشد ، تصمیمات آگاهانه تری اتخاذ کند و حتی هزینه های مربوط به دریافت محصولات از طریق تولید را کاهش دهد. هر کدام به آنها کمک می کند تا به یک تجارت سودآور تبدیل شوند.

به طور مشابه ، شما همچنین می توانید از ابزارهای نرم افزاری EVM برای پیش بینی بهتر شرایط استفاده کنید ، که می تواند برای بقای شرکت شما معجزه کند.

نحوه بهبود مدیریت ارزش کسب شده امروزه

مدیریت ارزش کسب شده شامل اندازه گیری و معیار سنجی عملکرد و پیشرفت پروژه در برابر یک برنامه مشخص است. همچنین به همین دلیل است که شما فقط می توانید از EVM در سازمان هایی با عناصر کلیدی خاص استفاده کنید.

در زیر ، ما در مورد پنج روش که می توانید مدیریت امروز را بهبود بخشیده و ارزش قائل شوید ، بحث کرده ایم. بیایید سریع نگاه کنیم.

مهم ترین مقالات پیشنهادی  انواع تشک و خرید تشک مناسب

عنصر “چه” پروژه را به طور دقیق شناسایی کنید

شما باید محدوده پروژه خود را همراه با الزامات و تعریف محدوده به دقت تجزیه و تحلیل و شناسایی کنید. برای این منظور ، ما سه سند مهم را تهیه می کنیم:

ساختار شکست کار (WBS). شما می توانید WBS را با تقسیم کالاهای تحویل پذیر سطح بالا به بسته های کاری کوچکتر ایجاد کنید. این یک نمایش گرافیکی از کار ارائه شده است که دامنه پروژه را روشن می کند.

ساختار شکست سازمان (OBS). شما می توانید مانند نمودار سازمانی ، مخاطبی ایجاد کنید تا به افراد ، تیم ها و بخش ها سلسله مراتب ، قوانین و مسئولیت ها را نشان دهد. این سند بیشتر نشان دهنده عنصر “کی” پروژه است.

ماتریس تخصیص مسئولیت (RAM). شما می توانید WBS و OBC ها را برای ایجاد سند RAM ، که دقیقاً مشخص می کند کدام کار توسط تلفن انجام می شود ، قرار دهید. سپس می توانید از این نگاشت ها یا کنترل حساب ها برای سنجش پیشرفت در مراحل بعدی استفاده کنید.

برنامه ریزی ، برنامه ریزی و بودجه بندی بهبود یافته

EVM به گونه ای طراحی شده است که اساس پروژه را به صورت عینی تعریف کرده و پارامترهایی را برای کمک به نظارت و کنترل پروژه در طول چرخه عمر آن تعیین کند.

به عنوان مثال ، WBS نقطه شروع خوبی برای مرحله برنامه ریزی است. می توانید چندین فعالیت را تحت یک بسته کاری واحد گروه بندی کرده و سپس چندین بسته کاری را تحت یک حساب کنترل واحد گروه بندی کنید. همچنین می توانید یک مدیر حساب را به هر حساب کنترلی اختصاص دهید تا پیشرفت کلی را زیر نظر داشته باشد.

در این مرحله ، شما باید بتوانید عنصر “زمان” را برای نقاط عطف سطح بالا و پایین تعریف کنید و برای هر فعالیت موعد مقرر تعیین کنید.

اطمینان حاصل کنید که بودجه کل را در هر سطح فعالیت در بسته کاری ، از جمله نیروی کار ، مواد و هزینه های پیمانکاری فرعی تقسیم کنید. تخصیص ذخایر مدیریت برای افزایش دامنه غیر منتظره نیز عاقلانه است.

حساب هزینه های “واقعی”

محاسبه هزینه تحت EVM بسیار جامع است و برای اندازه گیری هزینه واقعی پروژه طراحی شده است. مهم است که سیستم هایی وجود داشته باشند که هزینه ها را در سطح کار پیگیری کنند تا پیشرفت را به طور دقیق اندازه گیری کنند ، اما این امر بدون سهم عادلانه آن از چالش ها صورت نمی گیرد.

به عنوان مثال ، ممکن است هزینه های واقعی را بعداً متحمل شوید یا بپردازید به جای آنکه بلافاصله آنها را تسویه کنید. با این حال ، شما باید قسمتی از این مبلغ را زودتر اختصاص دهید تا ارزش بدست آمده را محاسبه کنید. بنابراین ، بهتر است اقلام تعهدی را حساب کرده و از تأخیرهای مشابه رزرو خودداری کنید.

تجزیه و تحلیل و گزارش عملکرد پروژه به طور مداوم

شما باید محاسبات PV ، EV و AC را به طور مداوم گزارش دهید تا اطمینان حاصل شود که هر یک از اعضای تیم ، رهبر ارشد و مشتری از پیشرفت پروژه در معرض دید کامل قرار دارند. این همچنین به شما امکان می دهد اقدامات اصلاحی را که باید به عنوان اندازه گیری در برابر اعداد پایه و گزارش انجام دهید ، شناسایی کنید.

نکته دیگر این است که آستانه های واریانس خود را با دقت مشخص کنید. انجام این کار به شما کمک می کند تا مناطق مشکل دار را به راحتی تشخیص دهید هر زمان که گزارش عملکرد هزینه نشان دهنده نقض آستانه در حساب کنترل است.

مهم ترین مقالات پیشنهادی  کرم مرطوب کننده نیوا فلزی 250 میل - دیلوپ

خطوط اصلی پروژه را فقط در مواقع ضروری بازبینی کنید

هنگام طراحی خط مبنای پروژه ، همیشه انعطاف پذیر باشید ، به ویژه هنگام مدیریت مناطق مشکل دار در طول پروژه. پس از همه ، شما نمی توانید هر بار که یک کار به تأخیر می افتد یا زمانی که بیش از حد هزینه می کنید ، یک خط پایه را تجدید نظر کنید.

بهتر است در مواردی که تغییرات مجاز در محدوده ، هزینه یا برنامه پروژه اعمال می شود ، تجدید نظرهای اولیه را محدود کنید. نوسانات نرخ نیز یک سناریوی قابل قبول برای تجدید نظر در پروژه اولیه است.

3 بهترین روش برای مدیریت ارزش کسب شده

در اینجا سه ​​بهترین شیوه وجود دارد که می تواند با اتخاذ یک سیستم مدیریت ارزش کسب شده ، به شما در کسب بیشترین ارزش کمک کند.

استفاده از شخص ثالث مستقل برای انجام تجزیه و تحلیل EVM

یک شخص ثالث مستقل استخدام کنید که دارای صلاحیت لازم برای انجام تجزیه و تحلیل الزامات باشد. بهتر است به دنبال “انجام دهندگان” عملی باشید که قبلاً از نرم افزارهای پیچیده مدیریت پروژه استفاده کرده اند و تجربه ای در بازبینی های پایه پایه (IBRs) ، بررسی انطباق با EVMS و بررسی های نظارتی دارند. تجربه در طیف گسترده ای از برنامه ریزی ، مدیریت هزینه ، تجزیه و تحلیل عملکرد و ابزارهای مدیریت ریسک مزیت دیگر است.

بهتر است پزشکان باتجربه ای با درک ذاتی در مورد اینکه چه چیزی کلیک می کند و چه چیزی نمی کند ، داشته باشند. این می تواند به شما کمک کند حداکثر بهره وری را افزایش داده و از بحران ها به طور مثرتری جلوگیری کنید.

نگهداری و به صورت دوره ای توضیحات سیستم EVM را به روز کنید

داشتن توصیف سیستم EVM به شما امکان می دهد تا هر فعالیت مورد نیاز برای برآوردن استاندارد و عملکرد EVMS را درک کنید. همچنین می توانید فرایند را در درون سازمان خود و مشتری و تیم بازبینی موثرتر بیان کنید.

توصیف سیستم باید فرایندهای مدیریت را تعریف کرده و شامل مراحل دقیق برای تعریف مراحل خاص باشد.

اگرچه هیچ الزام دولتی خاصی برای توصیف EVMS وجود ندارد ، اما باید مطابقت خود را نشان دهید. معمول است که شرکت ها این کار را به شکلی انجام دهند که شرح سیستم EVMS و برنامه جامع پیمانکار برای رعایت دستورالعمل ها را ارائه دهد.

روی یک راه حل EVM خوب برای پروژه های خود سرمایه گذاری کنید

EVM یکی از دقیق ترین تکنیک ها برای پیش بینی پروژه است ، اما هنوز پیچیده است.

خوشبختانه ، چندین راه حل EVM در بازار پیدا خواهید کرد که پشتیبانی گسترده ای برای همه سطوح EVM ارائه می دهند ، از پشتیبانی اولیه تا اندازه گیری عملکرد پروژه تا اطمینان از رعایت استاندارد EIA-748. آنها همچنین محاسبات دقیق را سریعتر انجام می دهند و تمام داده های مربوطه را به درستی سازماندهی می کنند.

در حین کار ، از ابزار نرم افزاری ادغام یکپارچه با ERP و سیستم های مالی و همچنین ویژگی های اضافی برای پیگیری هزینه های واقعی و هزینه های منابع اطمینان حاصل کنید.

انواع ابزارهای نرم افزاری EVM در بازار وجود دارد ، بنابراین با کمبود گزینه ها روبرو نخواهید شد. فقط مطمئن شوید که ابزار پرسپکتیو شما متناسب با بودجه شما باشد و به طور یکپارچه با سایر فرآیندها و نرم افزارهایی که استفاده می کنید ادغام شود.