در دنیای مدیریت پروژه ، آبشار بسیار ساده است و به همین دلیل مدیران پروژه آن را دوست دارند.
این یک رویکرد مدیریت پروژه خطی است که در آن شما نیازهای ذینفعان و مشتریان را در ابتدای پروژه جمع آوری می کنید و سپس یک برنامه پروژه متوالی را برای برآوردن این الزامات دنبال می کنید. خودشه!
آن را به عنوان OG روشهای توسعه نرم افزار در نظر بگیرید.
مطمئناً ، آبشار انعطاف پذیر نیست ، به ویژه در مقایسه با همتایان مدرن خود مانند چابک و Scrum ، اما این بدان معنا نیست که تأثیر آن کمتر است – به شرطی که از آن برای پروژه های مناسب استفاده کنید.
در این راهنما ، همه چیز را در مورد مدیریت پروژه آبشار و نحوه استفاده از این روش برای بهبود نتایج پروژه خود خواهید آموخت.
برانگیخته؟
بیایید شروع کنیم!
چرا مدیریت پروژه آبشار بسیار مهم است
استراتژی مدیریت پروژه آبشار به این معنی است که همه چیز از ابتدا تنظیم شده است. الزامات پروژه ، انتظارات ذینفعان ، ساختار کلی … همه چیز!
علیرغم روشهای جدید مدیریت پروژه ، شما چندین پروژه را پیدا خواهید کرد که آبشار هنوز در آن بهتر است ، به ویژه جایی که تیم ها از پیش نیازهای پروژه مطلع هستند.
به قول بن استون از مدیر پروژه دیجیتال، آبشار می تواند یک رویکرد مفید و قابل پیش بینی باشد ، اگر الزامات ثابت ، مستند و واضح باشد ، اگر فناوری درک و بالغ شود ، پروژه کوتاه است و اگر از “چابک شدن” هیچ ارزش اضافی دریافت نکند. “
اساساً ، تیم ها هنوز برای پروژه هایی که چابک کاملاً مبتدی است ، به آبشار نیاز دارند.
بسیاری از مردم این روش را به دلیل طراحی ساده و خطی آن ترجیح می دهند. به علاوه ، یک نمایش بصری درک مراحل لازم برای رسیدن به اهداف پروژه را برای تیم ها آسان می کند.
یک گزارش 2017 از موسسه مدیریت پروژه (PMI) نشان داد که 51 درصد از سازمانها هنوز از آبشار نسبت به سایر روشهای معاصر استفاده می کنند. بنابراین ، می توان گفت آبشار به این زودی ها به جایی نمی رسد.
در زیر چند دلیل دیگر وجود دارد که چرا آبشار هنوز مورد توجه است:
اندازه گیری های پیشرفت مستقیم
مدیریت پروژه آبشار اندازه گیری پیشرفت را ساده و سرراست می کند. Plus نقاط شروع و پایان را به وضوح تعریف کرده است. هر فرد درگیر از قبل از دامنه کار کاملاً آگاه است.
ساختار ساده
چرا وقتی چیزی می تواند آسان باشد پیچیده می شود ، درست است؟
آبشار در مقایسه با سایر روشهای مدیریت پروژه بصری تر است. هر مرحله به ترتیب متوالی ، با تحویل های خاص و یک فرآیند بازبینی است. از آنجا که کل رویکرد بسیار روشمند است ، پیروی از آن برای تازه واردان نیز آسان تر است.
اسناد بهتر و انتقال اطلاعات واضح
هر پروژه از اسناد واضح سود می برد و پیگیری پیشرفت را برای اعضا آسان می کند. در واقع ، این آبشار به گونه ای طراحی شده است که اگر هر یک از اعضای تیم به طور ناگهانی در طول مراحل توسعه حرکت کنند ، جایگزین آنها به راحتی می تواند از همان جایی که قبلی متوقف شده بود حرکت کند.
با در نظر گرفتن این مزایا ، باید نوع پروژه هایی را که در آنها روند آبشار مناسب تر است ، درک کنید. این موارد شامل مواردی است که:
- الزامات مشتری اغلب تغییر نمی کند.
- پروژه ها کوتاه و سرراست هستند.
- مراحل پروژه با یکدیگر همپوشانی ندارند.
- همه الزامات واضح و مشخص است.
- پروژه ها چارچوب زمانی خاصی دارند.
- محیط توسعه همراه با ابزارها و تکنیک های لازم پایدار است.
- همه منابع موجود به درستی آموزش دیده اند.
علاوه بر این ، آبشار در جایی که زندگی انسان در خط است (که در آن خرابی سیستم می تواند منجر به مرگ شود) ترجیح داده می شود و ایمنی انسان در آن غالب است. به راحتی می توان فهمید که چرا بانکداری ، مراقبت های بهداشتی ، سیستم های کنترل تأسیسات هسته ای ، شاتل های فضایی و غیره از آبشار بر روی چابک استفاده می کنند.
وزارت دفاع ، برنامه های نظامی و هواپیما به دلیل استانداردها و الزامات سختگیرانه ای که باید در این صنایع رعایت شود ، در بسیاری از سازمانها از مدل آبشار پیروی می کند.
در اینجا ، الزامات از قبل شناخته شده است و قراردادها در مورد تحویلات پروژه فوق العاده خاص هستند. آژانس ها همچنین دریافته اند که آبشار با روند خرید آنها و فرآیند نظارت دقیق ، که مورد نیاز دولت است ، سازگارتر است.
نحوه بهبود مدیریت پروژه آبشار امروز
با بهبودهای کلیدی می توانید بیشترین بهره را از مدیریت پروژه آبشار ببرید. تخته های آبشار باید واضح ، مختصر و آسان برای پیگیری باشند – چیزی که با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه مانند Monday.com امکان پذیر است.
به غیر از این ، در اینجا چند تاکتیک دیگر برای اطمینان از حداکثر نتایج ذکر شده است.
تطبیق طبیعت پروژه با روش شناسی
قبل از تصمیم گیری در مورد روش پروژه ، مطمئن شوید که بهترین گزینه را برای مطابقت با ماهیت پروژه انتخاب کرده اید.
آبشار فقط زمانی منطقی به نظر می رسد که شما یک فرایند خطی را دنبال می کنید که به انعطاف پذیری زیاد یا تکرارهای زیاد نیاز ندارد. با این حال ، اگر می خواهید چیزی روانتر و بدون ساختار یا ساختار کمتری داشته باشید ، اتخاذ مدیریت پروژه چابک بهتر است.
یک نکته خوب این است که آنچه تیم های دیگر در گذشته برای پروژه های مشابه استفاده کرده اند را مطالعه کنید و سپس بسته به آنچه باید و چگونه باید انجام دهید ، گزینه های خود را بسنجید. همچنین می توانید در مورد روش های مختلف بحث گروهی انجام دهید که در آن اعضای تیم و ذینفعان می توانند نظرات خود را بیان کرده و تفاوت های ظریف را با جزئیات بیشتری مورد بحث قرار دهند.
مستندسازی ناخن
مستندسازی جنبه ای حیاتی از رویکرد آبشار است.
این بهترین راه برای برجسته کردن مسئولیت های همه در تیم ، همراه با مهلت های انجام هر کار است. همچنین یک طرح کلی از کل ساختار را از ابتدا تا انتها ایجاد می کند و به دیگران اجازه می دهد ببینند برای رسیدن به نتیجه نهایی چه مراحلی باید انجام شود.
یک محدوده پروژه محکم ایجاد کنید که محدوده پروژه را مشخص کند و یک برنامه عملی مستند و مرکزی برای عمل به عنوان یک نقطه مرجع ایجاد کنید. همچنین می توانید یک مترسنج پیشرفت تصویری (علامت زدن کادرها ، تکمیل مراحل و غیره) تهیه و ارسال کنید تا اعضای تیم بتوانند راحتتر ببینند و درک کنند که تلاش های آنها چگونه به هدف نهایی کمک می کند.
آن را به عنوان افزودن یک عنصر مشخص به چیزی که می تواند به عنوان یک هدف دور از دست باشد ، تصور کنید.
ایجاد زمانبندی های واقع بینانه با مشخص شدن سررسیدها
تیم های آبشار همیشه باید زمان هایی را که در آن مشارکت مشتری مورد نیاز است ، تعیین کنند.
مشتریان و مشتریان تنها در نقاط خاصی از پروژه مشارکت دارند تا اینکه در هر مرحله از آنها برخوردار باشند. علاوه بر این ، اگر به موقع دارایی ها و موجودی را بررسی نکنید ، ممکن است در نهایت پروژه را به تاخیر بیندازید.
با تعیین مهلت های مشخص برای تحویل کالا برای هر دو طرف شروع کنید. نه تنها پاسخگویی بین همه را افزایش می دهد ، بلکه به آنها این ابتکار را می دهد که با اطلاع از الزامات و مهلت ها ، نتایج را به موقع ارائه دهند.
معیارها و رویه های مختلف را برای هر مرحله به چالش بکشید
برنامه های عملی همیشه ایده ای عالی هستند ، به ویژه برای پروژه های آبشار. داشتن معیارها و رویه های مشخص برای هر مرحله از پروژه ، پیگیری ، نظارت و کار جمعی را برای همه آسان تر می کند.
به این ترتیب ، هیچ نوسان در معیارها و روش های پروژه وجود ندارد ، که به نوبه خود به معنای فرصت های گیج کننده کمتر و کند شدن پیشرفت است. بعلاوه ، برنامه ریزی تاریخ های راه اندازی و تصمیم گیری های آینده به دلیل ردیابی پیشرفت ساده تر است.
در یک صفحه با سهامداران قرار بگیرید
پروژه های بزرگ به دلیل خارج شدن از مسیر بدنام هستند. این به خاطر نظرات ، درخواست ها ، بینش ها ، وظایف و مهلت های مختلف ذینفعان در حال تغییر و پایان ناپذیر است ، که منجر به طولانی شدن مهلت ها می شود و پروژه را از محدوده اصلی خارج می کند.
دقیقاً به همین دلیل است که شما باید انتظارات را در همان ابتدا با ذینفعان پروژه هماهنگ کنید. علاوه بر این ، ذینفعان باید درک کنند که از آنچه در ابتدای اجرا توافق شده فراتر نروند.
آبشار ، به عنوان یک روش ، سخت طراحی شده است. بنابراین ، ایجاد تغییرات در وسط پروژه می تواند بسیار دشوار باشد ، به همین دلیل است که درخواست های ذی نفعان باید حداقل باشد و همه الزامات از همان ابتدا تعیین می شود.
در این روند عجله نکنید و همیشه موارد تحویل را آزمایش کنید
شما باید جدول زمانی پروژه را طوری برنامه ریزی کنید که زمان کافی برای آزمایش نتایج در اختیار شما قرار دهد.
معمول است که با نزدیک شدن مهلت به پروژه های آبشار عجله شود ، و در حالی که مطلوب نیست ، هیچ کاری نمی توان انجام داد جز بهبود برنامه ریزی پروژه و ایجاد سررسیدهای واقع بینانه. همچنین می توانید سعی کنید این شتاب را در مراحل برنامه ریزی در نظر بگیرید در حالی که زمان کافی را برای آزمایش و انجام کارها در نظر می گیرید.
با این وجود ، آزمایش را به اندازه نمونه های کوچک محدود نکنید. شما باید داده های معنی داری را جمع آوری کرده و از منابع داده ارزشمند بینش دریافت کنید زیرا این تنها راه برای به دست آوردن تصویر واضح تر از محصول نهایی است. آزمایش همچنین به شما امکان می دهد یادداشت کنید و یافته های خود را به صورت جمعی با اعضای تیم مورد بحث قرار دهید.
3 بهترین روش برای مدیریت پروژه آبشار
در زیر ، ما لیستی از سه شیوه برتر مدیریت پروژه آبشار را جمع آوری کرده ایم تا بدانید برای دستیابی به آخرین تحویل باید چه کار کرد.
همه اسناد و مدارک مورد نیاز را پیشاپیش جمع آوری کنید
قبل از شروع پروژه ، به تمام اسناد و مدارک مورد نیاز به وضوح ذکر شده نیاز دارید. در اینجا نحوه انجام آن را مشاهده می کنید:
محدوده پروژه. این یکی از مهمترین اسناد برای پروژه شما است و باید شامل موارد تحویل پذیر ، ویژگی ها ، مهلت ها ، هزینه ها و غیره باشد. این امر فوق العاده مهم است ، بنابراین مطمئن شوید که زمان و تلاش لازم را برای به دست آوردن محدوده پروژه مشخص و دقیق قرار داده اید.
انتظارات ذینفعان ما قبلاً به اهمیت همسویی انتظارات با ذینفعان ، معروف به افرادی که علاقه مند به پروژه هستند ، اشاره کردیم. می توانید مصاحبه کنید و جلساتی را برگزار کنید تا ایده روشنی در مورد چشم انداز و خواسته های آنها بدست آورید. این به نفع موفقیت پروژه عمل می کند.
پژوهش. تحقیقات بازار در مورد رقبا ، روندهای فعلی بازار ، نیازهای مشتری و هر چیز دیگری که فکر می کنید می تواند به موفقیت پروژه شما کمک کند ، انجام دهید.
ایجاد تیم ها در لیست بعدی شما باید همه افراد و منابع لازم مانند توسعه دهندگان وب سایت ، طراحان ، برنامه نویسان و غیره را جمع آوری کنید.
برنامه ریزی پروژه خود را ساختار دهید
داشتن یک چارچوب مشخص ، بخش مهمی از پروژه های آبشار است. برنامه ریزی ساختار پروژه شما به این معنی است که چگونه می توانید به نتیجه نهایی برسید ، که شامل موارد زیر است:
جمع آوری وظایف. از یک ساختار شکست کار برای لیست تمام کارهای ضروری که باید انجام شود تا به نتیجه نهایی برسید ، استفاده کنید.
ایجاد برنامه ها. اکنون که وظایف خود را انجام داده اید ، گام بعدی ایجاد برنامه ای برای برآورد کل زمان انجام هر کار است. پس از این ، آنها را در یک نمودار گانت قرار دهید و وابستگی ها را پیوند دهید تا تصویر واضح تری از پروژه بدست آورید. در صورت تمایل می توانید هزینه هایی را برای ایجاد بودجه پروژه اضافه کنید.
نظارت و پیگیری پیشرفت پروژه به طور منظم
در این مرحله ، شما باید در مرحله پیاده سازی پروژه خود باشید ، جایی که می توانید تحویل ها را بسازید و آزمایش کنید. در اینجا چگونه می توانید پیشرفت را به راحتی نظارت و پیگیری کنید:
تعیین وظایف تیمی اعضای پروژه باید مسئول وظایف مربوطه خود باشند. مجدداً می توانید این وظایف را از نمودار گانت تهیه کرده و اولویت ها ، توضیحات و غیره را اضافه کنید تا فرایند حتی بیشتر مشخص شود.
نظارت و پیگیری وظایف. پس از شروع اجرای پروژه ، باید پیشرفت روزانه را زیر نظر داشته باشید و پیگیری کنید تا از حرکت پروژه مطابق برنامه اطمینان حاصل کنید.
مدیریت منابع و حجم کار. معمول است که هنگام اجرای پروژه با موانع روبرو شوید. خود را در حال تخصیص مجدد منابع و متعادل کردن حجم کار خواهید دید ، اما این نیز یک اقدام ضروری برای جلوگیری از تنگناها است.
گزارش به ذینفعان ذینفعان باید همیشه در جریان پروژه باشند. وظیفه شماست که آنها را به روز نگه دارید تا پیشرفت را نشان دهید. همچنین می توانید با آنها ملاقات کرده و در مورد برنامه منظم ارائه ها بحث کنید و آن را برای هر دو طرف مناسب نگه دارید.
آزمایش کنید و موارد تحویل را ارائه دهید. برای اطمینان از اینکه همه چیز طبق طراحی کار می کند ، باید موارد تحویل را به طور گسترده آزمایش کنید. تنها پس از رفع خطاها و حل مسائل باید محصول قابل تحویل را به ذینفعان تحویل دهید.