وقتی نوبت به ابزارهای آموزشی برای مشاغل کوچک و متوسط می رسد، مرتب نگه داشتن همه چیز، به راحتی در دسترس و به روز نگه داشتن آن بسیار مهم است. Whale آموزش شرکت و مواد پایه دانش را در یک مکان برای پیشرفت و اندازه گیری تیم جمع می کند. بررسی کامل ما را در زیر بخوانید تا در مورد اینکه Whale چگونه به شما کمک می‌کند فرآیندهای نصب و آموزش شرکت خود را برای رشد بهتر دیجیتالی کنید، بیشتر بدانید.
نهنگ: خوب و بد
Whale به عنوان ابزاری برای مدیریت و سازماندهی SOPها و آموزش چیزهای زیادی دارد. اما ما همچنین می خواهیم صادقانه برخی از جاهایی را که در آنها کوتاهی می کند، صدا کنیم. برای ارزیابی سریع اینکه آیا این نرم افزار برای کسب و کار شما مناسب است یا خیر، از تفکیک ما در زیر از نقاط قوت و ضعف آن استفاده کنید.
نهنگ در چه چیزی خوب است
Whale برای به حداقل رساندن زمان و تلاش لازم برای مدیریت اسناد شرکت، به ویژه موارد مربوط به سوار شدن و آموزش طراحی شده است. در زیر چندین ویژگی وجود دارد که Whale را از سایر نرم افزارهای مشابه متمایز می کند.
رابط کاربری آسان برای یادگیری: برخی از ابزارهای مدیریت اسناد دارای رابط های ساده برای درک هستند، مانند Google Drive. سایرین، مانند مایکروسافت شیرپوینت، مملو از ویژگی‌ها هستند، اما برای پیمایش کمی گیج‌کننده هستند. Whale بهترین های هر دو جهان را با ویژگی های غنی، آسان برای استفاده و جذابیت بصری به یکباره ترکیب می کند.
این نوع رابط برای سازمان‌هایی ضروری است که کارمندانی دارند که نیاز به دسترسی روزانه به اسناد دارند، اما ممکن است از یادگیری پلتفرم‌های جدید بیزار باشند یا به‌ویژه در زمینه فناوری اطلاعات کافی نداشته باشند. طراحی تمیز Whale، ناوبری را برای همه، از کارمندان جدید گرفته تا نرم‌افزارهای حرفه‌ای، آسان می‌کند.
مسیرهای یادگیری سفارشی: تیم شما احتمالاً به بیش از یک راه حل یکسان نیاز دارد تا بتواند آموزش و نصب را مطابق با فرآیندهای داخلی شما مستند کند و اجرا کند. مسیرهای آموزشی Whale کاملاً قابل تنظیم هستند و تضمین می کنند که هر یک از اعضای تیم دقیقاً آنچه را که باید یاد بگیرند به ترتیبی که برای یادگیری آن نیاز دارند دریافت می کند.
به عنوان مثال، تیم بازاریابی شما به مجموعه ای از مواد آموزشی متفاوت از بخش حسابداری شما نیاز دارد. با مسیرهای یادگیری سفارشی Whale، می‌توانید یک جریان آموزشی شخصی‌سازی شده را به اعضای هر تیم اختصاص دهید که می‌تواند در صورت نیاز تغییر داده و به‌روزرسانی شود. همه با توجه به نیازهای بخش خاص خود در جریان هستند.
گزارش گیری و ردیابی داخلی: Whale دارای تجزیه و تحلیل قوی است که ورود و آموزش را برای هر عضو تیم و بخش پیگیری می کند. با استفاده از ویژگی‌های گزارش و ردیابی ابزار، می‌توانید به سرعت مناطقی را شناسایی کنید که ممکن است کارکنان به آموزش‌های اضافی یا ماژول‌های مسیری نیاز داشته باشند که روند را بسیار کند می‌کند. گزارش‌های Whale همه چیز را به سطوح ریز تقسیم می‌کند و به شما امکان می‌دهد در مورد فرآیندها، تیم‌ها و کارمندان خود اطلاعاتی کسب کنید.
اتوماسیون عالی: پس از راه اندازی و پیاده سازی اولیه Whale، نرم افزار مدیریت اسناد را برای شما بر عهده می گیرد. وقتی اسناد جدیدی را آپلود می‌کنید، Whale به‌طور خودکار آنها را دسته‌بندی می‌کند و آنها را برای تیم یا فرآیند مناسب ارسال می‌کند تا مطمئن شود که در دستان درست قرار می‌گیرد. Whale حتی در حین راه‌اندازی سیستم با شما یک به یک کار می‌کند و تضمین می‌کند که همه چیز را از همان ابتدا برای اتوماسیون بهتر در آینده تنظیم می‌کنید.
الگوهای صرفه جویی در زمان و هوش مصنوعی: Whale یکی از بسیاری از شرکت هایی است که به سرعت فناوری هوش مصنوعی را در نرم افزار خود به کار گرفته است. با کمک هوش مصنوعی، تیم شما می تواند به سرعت اسناد و رویه های شرکت را پیش نویس کند. Whale همچنین مجموعه‌ای مناسب از الگوها را با متن و بخش‌های از پیش تعریف‌شده برای ایجاد اسناد مشترک ارائه می‌دهد و از نیاز به شروع هر بار از ابتدا جلوگیری می‌کند.
افزونه مفید مرورگر: افزونه مرورگر Whale یک ویژگی منحصربه‌فرد است که در حین کار با اسناد آموزشی، پیشنهادات بیشتری را برای کاربران به اشتراک می‌گذارد. تیم شما می تواند پیشنهادات مبتنی بر دانش را در طول بخش های خاصی از فرآیندهای آموزشی خود تنظیم کند.
سپس، همانطور که افراد در سیستم آموزشی حرکت می کنند، افزونه مرورگر مکان آنها را ردیابی می کند و آن پیشنهادات را برای ارائه زمینه یا منابع مفید بیشتر به زبان آموزان ارائه می دهد. برای مثال، هنگامی که شخصی در بخش ثبات برند در بازاریابی ایمیلی پیمایش می‌کند، می‌توانید یک راهنمای زبان فراگیر و نکات پیام‌رسانی شرکت را پیوند دهید.
آنچه نهنگ کم است
Whale در مقایسه با سایر نرم افزارهای آموزشی و سازماندهی اسناد تا حدودی جدید است، بنابراین هنوز چند پیچیدگی برای کار دارد. با این اوصاف، اینها ایرادات جزئی هستند که از رفع آنها تعجب نخواهیم کرد زیرا این محصول و تعداد کاربران آن همچنان در حال رشد است.
قالب بندی کامل سند: Whale به کاربران این امکان را می دهد که اسناد را از ابزارهای دیگر مانند Microsoft Word یا فایل های PDF برای ویرایش و ذخیره در رابط وارد کنند. با این حال، نتایج واردات می تواند بسیار متفاوت باشد. اسناد وارد شده از مایکروسافت ورد، به ویژه، گاهی اوقات ممکن است با مشکلات قالب‌بندی به پایان برسد و کار بیشتری برای ویرایشگران ایجاد کند تا محصول نهایی را ایجاد کنند. خوشبختانه، ویرایشگر هوشمند Whale با استفاده آسان، برای بازگرداندن این اسناد وارد شده به شکل مناسب، مشکل کمی ایجاد می کند.
ادغام ها: Whale بیان می کند که بیش از 1000 ادغام برای اتصال سایر ابزارهای شرکت شما به نرم افزار موجود است. با این حال، این ادغام ها عمدتاً فقط از طریق Zapier در دسترس هستند، که به معنای ابزار اضافی برای دریافت تمام اتصالات شما در یک مکان است. در صورت نیاز به طرحی غیر از پیشنهاد اولیه رایگان، Zapier نیز هزینه اضافی دارد. در غیر این صورت، شما به چند اتصال مستقیم با ابزارهایی مانند Google Drive، Slack، Microsoft Teams و اگر از افزونه مرورگر استفاده می‌کنید، Google Chrome محدود می‌شوید.
قیمت گذاری بر اساس نقش: Whale از قیمت گذاری مبتنی بر صندلی استفاده می کند که بین 5 تا 15 دلار در ماه برای هر کاربر هزینه دارد. این ساختار ممکن است برای مشاغل کوچکتر که از این ابزار بیشتر برای سازماندهی اسناد استفاده می کنند، به خوبی کار کند. با این حال، مشاغلی که به ویژگی های آموزشی در سطوح طرح با قیمت بالاتر نیاز دارند ممکن است آن را گران بدانند.
با این حال، هیچ گزینه ای برای قیمت گذاری مبتنی بر نقش با Whale وجود ندارد. بنابراین، یک کارآموز جدید با وجود اینکه به مجوزها و ویژگی های کمتری نیاز خواهد داشت، هزینه ای برابر با یک مدیر منابع انسانی برای استفاده از نرم افزار دارد. شرکت هایی با بیش از 50 کارمند می توانند صورتحساب ماهانه سنگینی در مقایسه با سایر گزینه های نرم افزاری با قیمت گذاری انعطاف پذیرتر داشته باشند.
قابلیت های برندسازی: بسیاری از شرکت‌ها ترجیح می‌دهند که اسناد و مواد آموزشی شرکت خود را با نشان‌ها و رنگ‌هایشان علامت‌گذاری کنند تا به راحتی قابل تشخیص باشند که منشا آن سازمان هستند. Whale توانایی تغییر رنگ و آپلود تصاویر و ویدیوها را برای برندسازی شرکت ارائه می‌دهد، اما این قابلیت فقط در طرح‌های گران‌تر Growth و Scale موجود است. Whale همچنین هنوز یک انتخابگر رنگ هگزا اضافه نکرده است، که برای تعیین دقیق رنگ های یک برند ضروری است.
قیمت گذاری و گزینه های نهنگ
Whale در سه طرح موجود است: Starter، Growth و Scale. شروع 5 دلار برای هر کاربر در ماه است و ویژگی های ضروری را برای سازماندهی اسناد ارائه می دهد.
شرکت‌هایی که از Whale برای سوار شدن استفاده می‌کنند به برنامه‌های Growth یا Scale به ترتیب به ازای هر کاربر 10 یا 15 دلار در ماه نیاز دارند. این طرح‌ها موارد ضروری را برای آموزش اضافه می‌کنند، مانند جریان‌های آموزشی، پیشنهادات متنی، و ادغام.
شرکت ها ممکن است Whale را به چند دلیل مختلف انتخاب کنند. در زیر، سه روش اصلی که کسب‌وکارها از Whale برای بهبود مستندسازی و فرآیندهای توسعه کارکنان خود استفاده می‌کنند را مورد بحث قرار خواهیم داد.
نهنگ برای مدیریت دانش شرکت
برجسته ترین پیشنهاد Whale تمرکز و سازماندهی اسناد شرکت است. کسب‌وکارها می‌توانند از Whale برای ذخیره مواد آموزشی، راهنماها، کتاب‌های راهنما و خط‌مشی‌ها برای دسترسی آسان اعضای تیم استفاده کنند.
طرح Starter قیمت مقرون به صرفه ای را برای شرکت هایی با فرآیندهای آموزشی ساده که به زنگ ها و سوت های طرح های با قیمت بالاتر نیاز ندارند، ارائه می دهد.
این نرم افزار بسیار قابل جستجو است و به تیم شما کمک می کند تا محتوای مورد نیاز خود را به سرعت پیدا کند. همچنین می توانید اسناد را به اعضای تیم خاصی اختصاص دهید تا آنها بتوانند آنها را در رابط کاربری خود پیدا کنند.
اگر شرکت شما در حال حاضر از پلتفرم دیگری برای ذخیره اسناد استفاده می کند، مانند Google Drive، می توانید اسناد خود را با استفاده از ویژگی واردات به Whale منتقل کنید. اسناد به ویرایشگر هوشمند Whale منتقل می شوند تا بتوانید آنها را قبل از ذخیره در حساب شرکت خود ویرایش یا به روز کنید.
یا، فقط اسناد کاملاً جدید را مستقیماً از طریق ویرایشگر Whale تهیه کنید. این ابزار همچنین شامل ده‌ها الگو و یک دستیار نوشتن هوش مصنوعی است (اگرچه مورد دوم فقط در برنامه‌های Growth یا Scale موجود است) تا به تیم شما کمک کند در زمان ساخت اسناد جدید صرفه‌جویی کنند.
نهنگ برای نصب و آموزش کارکنان
Whale از دیگر ابزارهای ذخیره سازی اسناد و سازماندهی در توانایی خود برای کمک به شرکت ها در تقویت فرآیندهای آموزش کارکنان خود متمایز است. از توزیع اسناد بین کارکنان گرفته تا کارآموزان از طریق یک گردش کاری سفارشی، Whale آموزش را دیجیتالی‌تر، یکنواخت‌تر و کارآمدتر می‌کند.
شرکت‌ها می‌توانند یک برنامه آموزشی شخصی‌سازی شده ایجاد کنند که شامل برندسازی شرکت آنها باشد. Whale در ماژول‌های آموزشی فضایی را برای تصاویر، ویدیوها و ضبط صفحه‌های نمایش باز می‌کند، بنابراین می‌توانید به همان اندازه که نیاز دارید جزئیات و عملی داشته باشید. به علاوه، از پیشنهادات متنی از طریق افزونه مرورگر Whale برای ارائه اطلاعات یا توضیحات اضافی در طول جلسات آموزشی استفاده کنید.
می‌توانید جریان‌های آموزشی را بر اساس کارمند، تیم یا بخش سفارشی کنید تا همه با سرعت مورد نیاز حرکت کنند. آموزش و پذیرش می تواند با ارزیابی های داخلی به اوج خود برسد، به طوری که شما می توانید پیشرفت هر کارمند را ردیابی کنید یا شکاف های دانش را شناسایی کنید تا به شما در انجام تنظیمات مربوط به مواد آموزشی کمک کند.
نهنگ برای اطمینان از نتایج
آموزش دقیق و رویه‌های ورود به هواپیما مفید هستند، اما اگر نتایج قابل اندازه‌گیری نداشته باشید، ممکن است ندانید که آیا واقعاً کار خود را انجام می‌دهند یا خیر. Whale با ارائه گزارش‌هایی با این مشکل بالقوه مبارزه می‌کند تا به شما نشان دهد که هر یک از کارکنان در چه مرحله‌ای در حال آموزش هستند، از نظر درس‌های بررسی‌شده، ماژول‌های تکمیل‌شده، معیارهای تسلط‌یافته و روش‌های دیگری که می‌خواهید پیشرفت آنها را اندازه‌گیری کنید.
به نوبه خود، شما به راحتی می توانید ببینید که آیا تیم شما زمان مورد نیاز خود را برای تکمیل آموزش دریافت می کند یا اینکه آیا در مناطق خاصی از فرآیند سوار شدن یا آموزش گیر کرده است. آزمون‌هایی که بعد از درس‌ها یا ماژول‌ها اجرا می‌شوند، می‌توانند بیشتر به حوزه‌های خاصی که اهمیت زیادی دارند، بپردازند تا مطمئن شوند که دانش حیاتی حفظ می‌شود.
همچنین می‌توانید از یک ویژگی برای اختصاص کارشناسان موضوعی به مواد آموزشی شرکت خود استفاده کنید و به آنها دسترسی آسان به بررسی مطالب برای اشتباهات یا شکاف‌های دانش را بدهید.
خلاصه
مشاغلی که به دنبال راه حل سازمانی برای مدیریت اسناد و فرآیندهای آموزشی شرکت خود هستند باید Whale را در نظر بگیرند. راه‌اندازی نسبتاً آسان و رابط کاربری ساده آن را برای اکثر کاربران در دسترس نگه می‌دارد، و تیم موفقیت مشتری به راحتی در دسترس است تا به سازمان‌ها کمک کند تا از طریق هر چالشی عبور کنند. و با سازماندهی خودکار اسناد و جریان‌های آموزشی، Whale می‌تواند در زمان شرکت شما صرفه‌جویی کند و در عین حال به تیم شما دانش لازم برای موفقیت را بدهد.