افشاگری: این محتوا از خواننده پشتیبانی می کند ، به این معنی که اگر روی برخی از پیوندهای ما کلیک کنید ممکن است کمیسیون دریافت کنیم.
اجرای حقوق و دستمزد وظیفه اساسی هر مشاغل با کارکنان است. بسیاری از صاحبان مشاغل جدید از الزامات مالیاتی و مسئولیت های مربوط به حقوق و دستمزد ترسیده اند.
اما اگر از راه حل حقوق و دستمزد مناسب استفاده می کنید ، مشکلی ایجاد نمی شود – و این راهنما به شما می آموزد چگونه.
چرا یادگیری نحوه انجام حقوق و دستمزد ارزش آن را دارد
تفاوت بزرگی بین انجام حقوق و دستمزد به روش صحیح وجود دارد. اجرای موفق حقوق و دستمزد پیچیده تر از نوشتن چک برای دستمزد یا ساعات کار کارکنان است. همچنین باید کسر حقوق و مالیات حقوق و دستمزد خود را پیگیری کنید.
دقت یکی دیگر از بخشهای کلیدی اجرای حقوق و دستمزد است. کم پرداختی به کارکنان یا عدم پرداخت تعهدات مالیاتی مورد نیاز شما می تواند منجر به مشکلات و مجازات های جدی شود. ممکن است مشاغل شما با جریمه IRS ، ادارات مالیاتی محلی ، سازمان های مالیاتی ایالتی مواجه شود و به طور بالقوه مشمول شکایت کارکنان شما شود.
یکی دیگر از دلایلی که یادگیری نحوه پردازش حقوق و دستمزد بسیار مهم است این است که تا حد ممکن کارآمد باشد. اجرای دستمزد در هر چرخه می تواند یک فرآیند دلهره آور باشد ، حتی اگر تعداد کمی کارمند داشته باشید. این فرآیند نه تنها مشمول خطای انسانی است ، بلکه واقعاً زمان بر است.
سیستم حقوق و دستمزد مناسب می تواند فرایند شما را روی خلبان خودکار قرار دهد. همه مالیات ها ، کسر و سپرده ها به طور خودکار رسیدگی می شوند.
حتی می توانید با استفاده از ابزارهای سلف سرویس کارکنان یک فرایند را تنظیم کنید. این امر وقت شما را از پاسخ دادن به س questionsالات مربوط به فرم های I-9 ، W-2 ، اسناد پرداخت قدیمی ، اطلاعات واریز مستقیم و موارد دیگر آزاد می کند. بنابراین کارکنان حقوق و دستمزد و بخش منابع انسانی می توانند زمان بیشتری را برای کارهای دیگر اختصاص دهند.
سرمایه گذاری مورد نیاز برای انجام حقوق و دستمزد
با فرض اینکه همه کارها را به صورت دستی انجام نمی دهید ، برای شروع به ارائه دهنده خدمات حقوق و دستمزد یا راه حل حقوق و دستمزد آنلاین نیاز دارید. هزینه این راه حل ها متفاوت است. به ازای هر کارمند در هر چرخه حقوق و دستمزد ، هزینه ای از شما دریافت می شود. دیگران نرخ ماهیانه ثابت و به ازای هر کارمند دریافت می کنند ، اما به شما امکان می دهند حقوق نامحدود را پردازش کنید.
در هر دو حالت ، تعداد افرادی که در حقوق و دستمزد شما قرار دارند بر هزینه تأثیر می گذارد. بنابراین اگر 30 یا 40 کارمند دارید ، انتظار داشته باشید بیشتر از کسی که پنج یا ده کارمند دارد ، حقوق بیشتری بپردازید. فقط توجه داشته باشید که با افزایش تعداد کارکنان ، هزینه حقوق و دستمزد شما افزایش می یابد.
از نظر کیفیت و ارزش کلی ، Gusto بهترین گزینه برای اکثر مشاغل است. بیش از 200،000 سازمان+ به آن اعتماد دارند و قیمت آن فقط 39 دلار در ماه به علاوه 6 دلار برای هر کارمند شروع می شود.
پس از ثبت نام ، می توانید کارکنان خود را بلافاصله شروع کنید. به طور خودکار در برنامه پرداخت دو روزه قرار می گیرید. برخی از مشاغل حتی واجد شرایط پرداخت حقوق روز بعد هستند.
علاوه بر هزینه راه اندازی سیستم حقوق و دستمزد ، بدیهی است که برای پردازش حقوق و دستمزد باید در بانک پول داشته باشید. بنابراین مطمئن شوید که تمام هزینه های کار خود را به طور دقیق پیش بینی کرده اید تا مطمئن شوید پول کافی در حساب شما برای پوشش هزینه های حقوق و دستمزد شما وجود دارد.
7 مرحله برای انجام حقوق و دستمزد
هر شغلی می تواند فقط در هفت مرحله ساده شروع به کار حقوق و دستمزد کند. حتی اگر کاملاً مبتدی هستید ، اگر این روند را دنبال کنید ، می توانید حقوق و دستمزد خود را انجام دهید:
شماره 1 – EIN بگیرید و حساب بانکی تجاری باز کنید
قبل از اینکه بتوانید حقوق و دستمزد را اجرا کنید ، باید یک EIN (شماره شناسایی کارفرما) بگیرید.
یک EIN را به عنوان یک شماره تأمین اجتماعی ، اما برای تجارت خود در نظر بگیرید. از IRS و سایر آژانس ها برای شناسایی هر شغلی که به کارمندان حقوق می دهد استفاده می شود.
اگر قبلاً یک نهاد تجاری حقوقی تشکیل داده اید ، این چیزی است که باید در طول فرآیند تشکیل درخواست دهید. اما اگر شما یک مالک انفرادی بوده اید و هنوز به هیچ کارمندی حقوق نداده اید ، تا کنون نیازی به EIN نبوده است. درصورت نداشتن ، می توانید مستقیماً از وب سایت IRS برای EIN درخواست دهید.
برای کسانی از شما که EIN خود را از دست داده اید یا نمی توانید آن را پیدا کنید ، برای یک جدید درخواست نکنید. هرگونه اظهارنامه مالیاتی ، مجوزهای محلی یا حسابهای بانکی که ممکن است برای بازکردن حساب با آن شماره استفاده کرده باشید را بررسی کنید. از طرف دیگر ، می توانید برای کمک به بازیابی آن با خط مشی مالیات تجاری و خدمات IRS با شماره 800-829-4933 تماس بگیرید.
همچنین برای پردازش حقوق و دستمزد به یک حساب چک تجاری نیاز دارید که باز و بودجه داشته باشد. این جایی است که پول از آن گرفته می شود و در نهایت برای کارکنان شما ارسال می شود.
حتی اگر قبلاً یک حساب بانکی تجاری دارید ، بسیاری از سازمان ها انتخاب می کنند که یک حساب جداگانه که مخصوص حقوق و دستمزد است افتتاح کنند. این باعث می شود سردرگمی با سایر فعالیت های تجاری از بین برود و شماره حساب اصلی چک شما را مخفی می کند ، که در غیر این صورت در چک های حقوق و دستمزد چاپ می شود.
شماره 2 – راه حل حقوق و دستمزد را انتخاب کنید
در مرحله بعد ، باید دقیقاً نحوه اجرای حقوق و دستمزد را تعیین کنید. می توانید حقوق و دستمزد را به صورت دستی انجام دهید ، به یک سرویس حرفه ای برون سپاری کنید یا از نرم افزار حقوق و دستمزد استفاده کنید.
انجام دستی حقوق و دستمزد زمان بر ، دشوار و مستعد خطاهای انسانی است. در حالی که هزینه اولیه ممکن است ارزان تر از پرداخت هزینه نرم افزار به نظر برسد ، این در حالی نیست که زمان محاسبه همه چیز را با دست در نظر بگیرید.
برون سپاری سیستم حقوق و دستمزد به ارائه دهنده خدمات حرفه ای ، بار را از دوش شما بر می دارد. اما گران است و همیشه به نفع کارمندان شما نیست. اگر آنها درباره حقوق و دستمزد خود س questionال یا نگرانی داشته باشند ، به احتمال زیاد پاسخ فوری از یک شرکت حقوق و دستمزد برون سپاری دریافت نمی کنند.
نرم افزار حقوق و دستمزد بهترین گزینه برای اکثر قریب به اتفاق مشاغل خواهد بود. مقرون به صرفه ، آسان برای پیاده سازی ، و این امکان را به شما می دهد که حقوق و دستمزد را از هر کجا انجام دهید.
این راهنمای بهترین خدمات حقوق و دستمزد آنلاین را برای توصیه های برتر ما بررسی کنید. Gusto به احتمال زیاد برای اکثر مشاغل انتخاب بهینه خواهد بود.
این به این دلیل است که Gusto یک راه حل همه کاره برای حقوق و دستمزد کامل خدمات ، مزایای کارکنان ، منابع انسانی ، ردیابی زمان و موارد دیگر است.
این نرم افزار محاسبات و پرونده های مالیاتی خودکار را از طرف شما انجام می دهد. این برنامه با راه حل های حسابداری مانند QuickBooks ، Xero ، TSheets و سایر ابزارهای محبوب ادغام می شود. می توانید از Gusto برای اجرای لیست حقوق نامحدود استفاده کنید ، و برنامه ها واقعاً ساده هستند:
- Core – 39 دلار بعلاوه 6 دلار برای هر کارمند در ماه
- کامل – 39 دلار به علاوه 12 دلار برای هر کارمند در ماه
- دربان – 149 دلار به علاوه 12 دلار برای هر کارمند در ماه
بسته Core همه چیز مورد نیاز برای اداره حقوق و دستمزد را دارد. اگر می خواهید واریز مستقیم روز بعد ، پیگیری زمان ، مدیریت PTO و ویژگی های استخدام را بخواهید ، به بسته کامل نیاز دارید. دربان با راهنمای حرفه ای منابع انسانی و هشدارهای انطباق همراه است.
شماره 3 – از کارکنان خود استفاده کنید
پس از انتخاب و ثبت نام راه حل حقوق و دستمزد ، باید کارکنان خود را به سیستم اضافه کنید. این دلیل دیگری است که چرا استفاده از خدمات حقوق و دستمزد آنلاین زندگی شما را بسیار آسان می کند.
به جای وارد کردن دستی اطلاعات کارکنان خود در سیستم ، می توانید به صورت خودکار با Gusto راه اندازی کنید.
تنها کاری که باید انجام دهید این است که نام کارمند ، آدرس ایمیل و طبقه بندی کارکنان را وارد کنید. سپس گوستو به طور خودکار یک ایمیل با دستورالعمل های خودکار برای آنها ارسال می کند.
کارکنان شما آدرس ، اطلاعات واریز مستقیم ، شماره تأمین اجتماعی و سایر موارد مورد نیاز برای پردازش حقوق و دستمزد را وارد می کنند.
استخدام کنندگان جدید می توانند فرم های I-9 و W-4 را نیز در اینجا پر کنند. اگر پیمانکاران مستقل را به سیستم حقوق و دستمزد خود اضافه می کنید ، از آن کاربران خواسته می شود که به جای آن یک فرم W-9 را پر کنند. در پایان سال ، W-2s و 1099s به طور خودکار برای کارکنان و پیمانکاران حقوق و دستمزد شما ارسال می شود.
این ویژگی های سلف سرویس کارکنان برای شما و کارکنان شما ایده آل است. اگر کسی نقل مکان کرد یا می خواهد حساب بانکی سپرده مستقیم خود را تغییر دهد ، نیازی به تماس با منابع انسانی یا حقوق و دستمزد نیست. آنها می توانند به سادگی وارد حساب Gusto خود شوند و خود تغییرات را اعمال کنند.
کارکنان شما همچنین به حقوق و دستمزد قدیمی و اطلاعات حقوق و دستمزد دسترسی خواهند داشت. بنابراین به ندرت نیاز است که آنها شما یا کارکنان منابع انسانی خود را با سوالات مربوط به حقوق و دستمزد اذیت کنند.
شماره 4 – برنامه زمان بندی پرداخت را انتخاب کنید
هیچ قانون فدرالی وجود ندارد که بگوید هر چند وقت یک کسب و کار نیاز به پرداخت حقوق به کارکنان دارد. FLSA (قانون استانداردهای عادلانه کار) نیز کارفرمایان را از تغییر روزهای پرداخت حقوق به کارمندان منع نمی کند.
اما با توجه به این موارد ، شما باید برنامه پرداخت را انتخاب کنید و به آن پایبند باشید. آخرین کاری که می خواهید انجام دهید این است که کارکنان خود را گیج کنید یا به نظر برسد که از آنها پول نمی گیرید. این قطعاً روش خوبی برای ایجاد روحیه در محل کار نیست.
علاوه بر این ، چندین قانون حقوق و دستمزد در سطح ایالت وضع شده است. بنابراین بسته به محل کسب و کار شما ، ممکن است الزامات خاصی را در رابطه با برنامه های پرداخت حقوق خود رعایت کنید.
به عنوان مثال ، کارفرمایان در کانکتیکات مجاز به پرداخت حقوق به کارکنان هر ماه یکبار هستند به شرطی که توسط کمیسر کار تایید شده باشد. کارفرمایان تگزاس همچنین می توانند ماهیانه به کارکنان خود حقوق بپردازند ، اما تنها در صورتی که این کارمندان از مقررات اضافه کاری در FLSA معاف باشند.
وزارت کار ایالات متحده منبعی برای نیازمندی های حقوق و دستمزد دولتی دارد که می توانید به عنوان مرجع سریع از آن استفاده کنید. اما شما همیشه باید این قوانین را مستقیماً با دستورالعمل های ایالتی خود تأیید کنید.
در بیشتر موارد ، شما به احتمال زیاد حقوق و دستمزد را به صورت هفتگی یا دو هفته ای اجرا می کنید. از آنجا که Gusto به شما امکان می دهد پرداخت های نامحدود را پردازش کنید ، می توانید بین چرخه های منظم برنامه ریزی شده بدون هیچ مشکلی به پرسنل خود حقوق بدهید.
شماره 5 – حقوق ناخالص ، مالیات ، کسر و کسر درآمد را مشخص کنید
اکنون وقت آن است که برخی اعداد را خرد کنیم.
اگر در حال پردازش حقوق و دستمزد به صورت دستی هستید ، می توانید انتظار داشته باشید که این کار زمان زیادی از شما بگیرد. اما با سیستم های حقوق و دستمزد آنلاین مانند Gusto ، همه چیز به طور خودکار محاسبه می شود.
شما باید مالیات حقوق و دستمزد فدرال مانند FUTA و FICA را حساب کنید. سپس مالیات حقوق و دستمزد دولتی ، مالیات حقوق و دستمزد محلی ، مالیات تامین اجتماعی ، غرامت کارگران و سایر مواردی که باید در نظر گرفته شود ، وجود دارد.
اگر بیمه درمانی و 401 (k) کمک به کارکنان خود ارائه می دهید ، باید این ارقام را نیز از حقوق و دستمزد خود محروم کنید.
برخی از کارکنان ممکن است مشمول حکم دادگاه برای تزئین دستمزد شوند. این می تواند در صورتی اتفاق بیفتد که کسی مالیات عقب افتاده ، بدهی ، حمایت از فرزندان یا سناریوی مشابهی بدهکار باشد.
خوشبختانه گوستو تمام محاسبات حقوق و دستمزد را برای شما انجام می دهد. بنابراین حقوق ناخالص صحیح برای کارکنان شما ارسال می شود و سایر موارد مطابق آن کسر می شود.
شماره 6 – حقوق و دستمزد خود را اجرا کنید
پس از محاسبه همه حقوق ناخالص ، مالیات و کسر مالیات ، زمان پرداخت حقوق کارکنان است. فقط مالیات و کسر مالیات را از دستمزد ناخالص کسر کنید تا دستمزد خالص را دریافت کنید.
نحوه دریافت دستمزد کارکنان شما بسته به سیستم مورد استفاده شما متفاوت خواهد بود. برخی از سیستم های حقوق و دستمزد به کارکنان شما ترجیح می دهند که چگونه حقوق بگیرند.
به طور معمول ، حقوق می تواند به صورت چک زنده ، ودیعه مستقیم یا کارت پول حقوق و دستمزد صادر شود.
اما اکثریت قریب به اتفاق کارفرمایان و کارکنان واریز مستقیم را ترجیح می دهند. به این ترتیب ، وجوه مستقیماً به حساب بانکی کارمندی که در پرونده دارند ارسال می شود.
حتی با واریز مستقیم ، صدور دستمزد پرداخت دیجیتالی که شامل تمام اطلاعات پرداخت آن چرخه پرداخت باشد ، مهم است. این شامل مواردی مانند نرخ دستمزد ، ساعات کار ، مالیات ، کسر مالیات و سایر موارد است.
نرم افزار حقوق و دستمزد گوستو دسترسی کارمندان دیجیتال به حقوق خرد و سوابق حقوق و دستمزد را در هر زمان که آنها بخواهند آسان می کند.
شماره 7 – مالیات حقوق و دستمزد خود را ثبت ، گزارش و پرداخت کنید
پس از پرداخت حقوق پرسنل ، باید اطلاعات حقوق و دستمزد خود را به سازمان های مختلف تسلیم کرده و گزارش دهید. این شامل IRS ، بخش های مالیاتی ایالتی و آژانس های مالیاتی محلی است.
اکثریت این اعداد قبلاً محاسبه شده اند (در مرحله شماره 5) و در زمان اجرای حقوق و دستمزد (در مرحله شماره 6) محروم شده اند.
این شامل مواردی مانند پرونده 940 ، پرونده های فرم 941 ، سپرده های مالیاتی FUTA ، پرونده های مالیاتی ایالت ، سپرده های مالیاتی فدرال و موارد دیگر است.
اگر از Gusto استفاده می کنید ، دیگر نگران ثبت یا پرداخت دستی این مالیات های حقوق و دستمزد نباشید. علاوه بر محاسبه مالیات شما ، آنها هر چرخه پرداختی را به سازمان مالیاتی مناسب ارسال می کنند.
مراحل بعدی
اکنون که دقیقاً نحوه انجام حقوق و دستمزد را درک کرده اید ، وقت آن است که اطمینان حاصل کنید که بهترین استعدادهای موجود را استخدام می کنید. راهنمای ما را در مورد بهترین نرم افزارهای استخدامی بررسی کنید تا به شما در یافتن و حفظ نامزدهای سطح بالا کمک کند.
اگر قصد دارید مزایای کارکنان را ارائه دهید ، باید اطلاعات مربوط به بسته مزایای خود را به وضوح در دفترچه راهنمای کارکنان خود قرار دهید. ما یک راهنمای کامل در مورد کتابچه های راهنمای کارکنان داریم که شما را در این فرآیند و مواردی که باید شامل شود راهنمایی می کند.